To do: мысли вслух

Административные (внешние процессы)
- Координация с фондом «Новый учитель»
- Планирование бюджета
- Организация закупок
- Сбор документов, отчетность
- Договоренность с площадкой
- Взаимодействие с разными образовательными администрациями
- Поиск и взаимодействие с партнерами/спонсорами конференции
Координация процессов
- Создание плана подготовки к конференции, отслеживание прогресса и дедлайнов
- Формирование и координация команды организаторов, модераторов, ведущих мастер-классов, волонтеров, фотографа и др.
- Поиск и привлечение учителей для участия в конференции
- Взаимодействие с типографией
- Передача материалов конференции (фотографии с конференции, тексты выступлений) фонду

Коммуникации и PR
- Передача фото, видео и текстов выступлений детей фонду
- Взаимодействие с местными СМИ
- Взаимодействие с региональными партнерами и спонсорами
- Создание текстов для пресс-релизов, афиш, пригласительных писем
- Ведение соцсетей региональной конференции (при наличии) или освещение конференции в паблике школы
Координация модераторов и учителей
- Взаимодействие с учителями и модераторами
- Сбор предварительного и финального списка участников конференции
- Помощь в подборе призов для участников конференции
- Создание расписания выступлений по аудиториям с учетом пожеланий учителей
- Инструктаж модераторов
- Сбор документов от учителей (разрешение на фото- и видеосъемку, разрешение на хранение и обработку персональных данных), передача сканов документов фонду
Координация ведущих мастер-классов, волонтеров
- Взаимодействие с ведущими и волонтерами
- Сбор списка необходимых материалов для проведения мастер-классов
- Координация работы волонтеров на этапе подготовки и проведения конференции
- Координация монтажа и демонтажа пространства
- Создание навигации
- Подготовка кофе-брейка в день конференции
Дизайн
- Адаптация полиграфических материалов (при необходимости)

Таймлайн организатора

За 1,5 месяца до МВ:

Выбраны площадка и дата проведения.
Запущен поиск и привлечение учителей-наставников.
Конференция анонсирована среди детей.

За месяц до МВ:

В команде организаторов распределены роли.
Запущен поиск местных партнеров и спонсоров.
Составлена смета и заключен договор с фондом (для команд, получивших финансовую поддержку).
Для связи с учителями-наставниками создан ваш общий чат.

За 3 недели до МВ:

Проведена встреча с учителями-наставниками.
Учителям переданы шаблоны документов для заполнения родителями.

За 2 недели до МВ:

Проведена промежуточная встреча команды организаторов.
Заказаны подарки для участников.
Подобраны и проинструктированы ведущие мастер-классов, фотограф, волонтеры, ведущие открытия/закрытия, модераторы секций.
Педагоги, родители и дети участвующих школ приглашены на конференцию.

За неделю до МВ:

Утвержден финальный список выступающих детей, составлено расписание.
Получены и загружены на диск фонда документы от родителей.
Изучены особенности площадки (доступ, техническое оснащение, связь с администрацией).
Отправлены заказы на полиграфию, кофе-брейк и материалы для мастер-классов.
Разосланы приглашения внешним гостям и СМИ.

За 3 дня до МВ:

Начата подготовка декора.
Составлено расписание конференции и выступлений по аудиториям.
Расписание конференции и выступлений по аудиториям отправлено организаторам, учителям, модераторам и ведущим мастер-классов, представителям площадки.
Написан и передан ведущему сценарий открытия и закрытия конференции.
Продумана навигация по площадке.

За день до МВ:

Получены материалы из типографии и призы для детей.
Проверена готовность площадки и декора: зона регистрации, аудитории, место для открытия и закрытия конференции.

Неделя после МВ:

Тексты и фото участников переданы фонду для публикации на его ресурсах.
Фотографии разосланы участникам, партнерам и организаторам с благодарностью за участие.
Подготовлен и сдан финансовый отчет (для команд, получивших финансовую поддержку).

Взаимодействие с фондом

Методические сессии

15 марта
22 марта
29 марта
5 апреля

Посещение для команд, получивших финансовую поддержку фонда, обязательно.

Чат поддержки

Получить ответ на вопрос, набраться вдохновения — всё здесь. Доступ к чату по ссылке.

Индивидуальная встреча

Встреча вашей команды с руководителем проекта Ариной Плюсниной до проведения конференции.

Для команд, получивших финансовую поддержку фонда, встреча обязательна.

Публикации на ресурсах фонда

Загрузите фото, видео и тексты выступлений в облачное хранилище и пришлите нам ссылку — мы напишем о ваших «Мыслях вслух» на ресурсах фонда.

К кому обратиться за помощью

Арина Плюснина

Руководитель проекта
Мари Войнова

Дизайн и макеты, СМИ, PR конференции
Александра Иванова

Документы и отчеты
Чат поддержки

По всем вопросам

Взаимодействие с партнерами/спонсорами

Кофе-брейк и обеды

Типография

Подарки участникам

Проведение мастер-классов

Взаимодействие с учителями

Сессия 1

Знакомство
Что такое конференции «Мысли вслух»
Разные роли взрослых на МВ
Как выбрать ученика и тему
Основные даты
Вопросы и ответы

В разработке

Сессия 2

Как готовиться к выступлению
Способы рассказывать историю
Основные даты
Вопросы и ответы

В разработке

Набор документов для учителей

Разрешение на фото- и видеосъемку
Соглашение на хранение и обработку персональных данных
Согласие на поездку
Видеозапись сессий
Презентация для педсоветов

Скачать

Набор документов для организаторов

Положение о конференции
Пресс-релиз
Смета
Дизайн
Видеозапись сессий
Презентация для педсоветов
Королева-таблица

Скачать